校内各单位：

为做好2023年档案移交工作，现将相关事宜通知如下：

一、档案资料移交的范围

（一）2023年度上级机关下发的具有长期保存价值的各类文件资料；

（二）2023年度学校下发的各类文件资料（发文单位）；

（三）各单位在2023年度工作中形成的规划、总结及各类具有长期保存价值的资料；

（四）以学校或基层单位名义在校内外各级会议上的典型发言、推广交流资料，获得上级表彰及对外交往中形成的资料和实物(荣誉证书、奖杯、奖牌、赠品、礼品等)；

（五）2023年学校重大活动中形成的文字材料、图片、实物等。如：2023年“双代会”、2023年工作会议、2023年党建工作会议、2023年目标管理工作会议、2023年度教学工作会议、南水北调元宇宙研究中心学术研讨会、省大学生“诚信校园行”学生资助知识大赛、第二届中国（南阳）商圣范蠡经济文化研讨会等，以及上级各类评估、检查，对外交流合作、校企校地合作等工作中形成的一系列文字、图片、实物等资料;

（六）各单位具体归档范围和内容参照《南阳理工学院档案归档范围及保管期限表》（详见南阳理工学院档案与校史馆网站规章制度）。

二、档案资料的整理

（一）各类档案资料要收集齐全和完整，去伪存真；

（二）各类文书档案资料要按照档案归档的要求在本部门进行初步整理，整理时要遵循档案资料的形成规律，尽量保持资料之间的有机联系；

（三）基建档案、科研档案、财务档案、仪器设备档案、学籍管理档案，由各业务部门按校档案馆要求整理成卷，验收合格后方可移交学校档案馆；

（四）音像、照片档案资料，由负责摄影、录音、录像的部门注明事件发生的时间、地点、人物后移交学校档案馆。

三、档案资料的移交

（一）移交手续

各单位将经过初步整理的档案资料移交到学校档案馆时，须同时打印“2023年度档案资料移交清单”（见附件），清单一式两份，单位领导签字盖章后，连同档案资料一并移交档案馆，经档案人员逐项验收无差错后，双方签字并各持一份备查。

（二）移交时间

2023年度档案移交工作定于2024年3月31日前完成。科研类、基建类和专题成套性档案，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档移交。

四、工作要求

（一）档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是各单位工作成绩的历史见证。高质量做好档案移交是各单位应尽的职责，各单位要高度重视档案移交工作，明确分管领导和责任人，集中时间和精力，严格对照进馆要求，做好各类档案的移交工作，确保按时完成档案移交任务。

（二）各单位兼职档案管理人员要本着对学校历史高度负责的态度，做好2023年各类档案的收集移交工作，以确保学校档案的完整性。

附件：2023年度档案资料移交清单

                                                            南阳理工学院档案与校史馆

                                                                2024年2月27日