总 则

第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本管理办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校在教学、招生、科研、管理、外事等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入整体发展规划。校内各单位应高度重视，把做好档案工作纳入整体工作，并有专人负责此项工作。

第四条 学校的档案管理部门严格贯彻执行国家、省市档案行政部门的各项管理制度，接受档案行政部门的业务指导、监督和检查，并在确保档案安全的前提下，积极为学校和社会服务。

第五条 学校的档案工作由校长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校信息化建设同步部署，同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房，以及发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置和职责任务

第六条 学校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学校档案与校史馆（以下简称档案馆）是学校档案工作的职能部门，负责本校档案的永久保存和提供利用。

第七条 学校各单位必须明确一名负责人分管本单位档案工作，并配备1名专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。

第八条 学校情况特殊的部门，经学校党委批准后，可单独设立档案室，配备专人管理。

第九条 学校将建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十条 档案馆工作职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，充分开发利用档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作，为学校、社会和个人提供档案服务；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

第三章 档案工作人员

第十二条 档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员按照国家有关规定予以补助。

第十三条 专、兼职档案工作人员职责：

（一）政治可靠，遵纪守法，热爱档案事业，具备档案业务知识和相应的科学文化知识，注重业务学习，掌握信息化管理技能，不断提高档案管理水平。

（二）做好本职工作，制订和实施所管辖类别档案的归档细则。专职档案人员要认真做好档案的接收、征集、编写案卷目录、分类、排列、归档、管理、统计和工作。各单位兼职档案工作人员应做好档案材料的收集、整理、立卷工作，填写好卷内目录和移交清单后，向校档案馆移交。

（三）编制档案检索工具，参考资料，要积极主动参与档案的编研工作，做好档案的提供利用和咨询服务工作。

（四）遵守国家的保密规定，保证档案的安全，做好库房管理和设施的维护及使用。

第四章 经费、库房、设备

第十四条 学校档案工作所需年度正常经费和专项经费，列入学校预算，统筹解决。

第十五条 学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。

第十六条 根据工作需要，学校有计划地为档案馆添置必要的档案存储和提供利用所需要的专业设备，逐步实现档案管理的智能化。

第五章 档案的收集和归档

第十七条 学校各单位必须按照有关规定，对应当归档的各类文件材料、电子文件进行整理、立卷，按要求及时向档案馆移交。任何部门或个人不得以任何理由拖延、拒交，更不得据为己有。

第十八条 对于在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可采取征集、代管等形式进行管理，对于移交和捐赠非职务活动所形成档案的部门和个人应尊重其权益。

第十九条 学校实行档案材料形成单位、文书处理部门及课题组立卷归档制度，各单位应做好归档前文件材料的收集整理工作。

第二十条 归档的材料应是原件且质地优良，书绘工整，音像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十一条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第二十二条 归档移交时间

（一）科研、基建、设备和其他专题性、成套性档案在项目完成后2个月内归档移交。

（二）按学年归档的档案在每学年结束时归档移交

（三）其他按年度归档的部门在次年的4月底以前完成归档。

第二十三条 移交验收和手续

移交档案时，交接双方当面检查，不符合要求者，档案馆将拒绝接收，并限期改正。移交时须填写移交清单，清单一式两份，交接双方签字后各存一份备查。

第六章 档案的管理和利用

第二十四条 档案馆应根据有关规定，编制学校档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号，编制多种形式的检索工具，提高利用效果。

第二十五条 档案馆应推进档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，逐步建成智慧档案馆。

第二十六条 档案馆应当建立健全各项规章制度，按规定接收、整理、保管和提供利用档案。

第二十七条 档案馆应认真做好档案的鉴定工作，对保存期已到的档案，要组织有关部门的同志进行鉴定，凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册，报分管校领导审批，任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第二十八条 档案馆应做好档案的安全保密工作，凡涉及到学校机密和专利的档案，不得对外开放。对于要查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经档案馆馆长批准后，按规定办理借查阅手续。

第二十九条 执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第三十条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。

第三十一条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。利学校档案用档案必须遵循如下规定：

（一）学校各部门(单位)查阅本部门(单位)归档的档案，经办人可直接到档案馆查阅，查阅非本部门的档案须经归档部门同意。

（二）学校工作人员查阅利用档案时，必须在网上办公系统进行审批，并办理查阅登记。馆藏档案原则上不外借，如必须借出时，须经主管领导批准，并及时归还。

（三）外单位查阅、利用档案，应持单位介绍信、工作证、身份证，经档案馆负责人批准后，在阅览室查阅。

（四）凡查阅、摘抄、复制重要、珍贵的档案，须经主管校领导批准，并填写《利用档案登记表》；涉及专利或成果转让的档案，按专利法和成果转让的有关规定办理。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，须经学校保密工作部门批准。

（五）利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究其责任。

第三十二条 档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版，协同有关部门编写重要参考资料。

第三十三条 档案馆应认真组织学术理论研究，参加本系统本地区的档案协会（学会、研究会）活动，交流档案信息，实现资源共享。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十四条 我校各单位或个人有下列事迹之一的，学校给予表彰与奖励：

（一）收集、征集、整理、保护、利用工作成绩显著的；

（二）将重要或珍贵档案资料捐赠给学校的；

（三）按规定整理、立卷(材料齐全、完整、准确)，准时向校档案馆移交本单位档案的；

（四）抢救档案有功，使学校档案免遭损失的；

（五）同违犯档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十五条 有下列行为之一的，学校将对主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第三十六条 本办法由档案馆负责解释。

第三十七条 本办法自发布之日起施行。《南阳理工学院档案管理办法》（南理工字〔2008〕61号）同时废止。